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Karriere bei Reguvis. Wir suchen Dich.

Office Manager (m/w/d)

Köln & hybrid

Vollzeit

Über den Job

Das erwartet Dich bei uns:

Du denkst in klaren Strukturen, erkennst Optimierungspotenziale frühzeitig und möchtest organisatorische Verantwortung übernehmen? In dieser Rolle bündelst Du zentrale administrative Themen, schaffst Transparenz und entwickelst Prozesse so weiter, dass sie effizient, wirtschaftlich und verlässlich funktionieren. Mit Deinem Organisationstalent, Deiner Proaktivität und Deiner lösungsorientierten Arbeitsweise sorgst Du dafür, dass Themen nicht liegen bleiben, sondern strukturiert vorangebracht werden.

  • Du übernimmst Verantwortung für zentrale administrative und organisatorische Themen – von Kreditkartenabrechnungen über Mobilfunkadministration bis zur Koordination des Office-Budgets.
  • Du steuerst interne Abläufe und entwickelst bestehende Prozesse weiter – mit dem Ziel, Standards (SOPs) zu etablieren und Transparenz zu schaffen.
  • Du organisierst interne Formate und Events wie All Hands, Weihnachtsfeier oder B2Run und sorgst für eine reibungslose Umsetzung.
  • Du begleitest On- und Offboarding-Aktivitäten organisatorisch und stellst sicher, dass Ein- und Austritte strukturiert und professionell ablaufen.
  • Du unterstützt interne Kommunikation, pflegst Confluence-Inhalte, führst Protokoll in Geschäftsleitungsrunden und archivierst Dokumente strukturiert.
  • Du koordinierst Lieferanten und Dienstleister zuverlässig, unterstützt uns in der Nachhaltigkeitsberichtserstattung (ESG) und vertrittst unsere Interessen souverän nach außen.

Das bringst Du mit:

  • Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
  • Mehrjährige Berufserfahrung (mind. 3 Jahre) im Office Management, in der Assistenz oder in einer administrativen Rolle mit Eigenverantwortung.
  • Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (insbesondere Outlook, Excel und Word) sowie ein solides Verständnis für Budgets und einfache Auswertungen.
  • Ausgeprägtes Organisationstalent, Priorisierungsfähigkeit und den Anspruch, strukturiert und vorausschauend zu arbeiten.
  • Hohe Verlässlichkeit, Diskretion und eine klare, freundliche Kommunikation – kombiniert mit Durchsetzungsvermögen und Lösungsorientierung.


 

Unsere Benefits Für Dich:

  • Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Freizeit – Gestalte Deinen Arbeitsort und Deine Arbeitszeit flexibel, inklusive Mobile-Office-Möglichkeiten.
  • Großer Gestaltungsspielraum – Du hast die Möglichkeit, Prozesse, Strukturen und Systeme aktiv mitzugestalten und so echte Entlastung zu schaffen – für Dich, Dein Team und unsere Kund:innen.
  • Persönliche Entwicklung – Wir fördern Deine individuelle Weiterentwicklung und den fachlichen Austausch.
  • Kultur & Miteinander – Wir leben offene Kommunikation, kurze Wege und eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe.
  • Gesundheit & Wohlbefinden – Deine Gesundheit liegt uns am Herzen: mit Betriebsarzt, Gesundheitsaktionen sowie Angeboten wie Urban Sports Club, Gympass, „DuMont bewegt sich“ oder Yoga.
  • Kulinarisches & Mobilität – Freu Dich auf eine frische Kantine, Baristabar, Jobticket, JobRad und Fahrradstellplätze.


 

Reguvis

Wir stehen für praxisnahe Fachmedien, berufliche Weiterbildung und Netzwerkevents, die passgenaue sowie zuverlässige Lösungen bei regulatorischen Herausforderungen bieten. Unser Portfolio zeichnet sich durch exzellentes Know-how sowie Aktualität aus. Unser Miteinander und die Zusammenarbeit mit unseren Partnern und Kunden ist geprägt durch gegenseitiges Vertrauen, Verlässlichkeit, Flexibilität und Respekt. Wir sind neugierig, stellen uns dem stetigen Wandel und das mit Leidenschaft! Wir gehören zu QUiNFOS, einer Geschäftseinheit unter dem Dach von DuMont, die eine Plattform für etablierte Unternehmen und reife Startups im Markt der Business Information und Business Solutions ist. Die digitalen Produkte, Daten und Services von QUiNFOS erhöhen die Markttransparenz und geben den Rahmen für rechtssicheres Handeln. Wir stehen für verantwortungsvolles Unternehmertum und bieten neben neuen Möglichkeiten, Impulsen und Synergien vor allem unternehmerischen Freiraum, um weiter kontinuierlich zu wachsen.

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Bei uns zählt der Mensch - unabhängig von Kleidungsstil, Herkunft, Interessen, Alter, Geschlecht oder sexueller Orientierung - jede und jeder findet bei uns einen Platz. Wir freuen uns auf Deinen Beitrag zur Vielfalt unseres Unternehmens.

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